Business Process Management

ธุรกิจขนาดเล็กประสพความสำเร็จเพราะ เก่ง กับ ตั้งใจ ที่ว่าเก่งคือ ต้องเก่งทั้งเจ้าของ และพนักงาน และที่ว่าตั้งใจ หมายถึงเจ้าของก็ต้องสอดส่อง ใส่ใจและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง พนักงานก็ต้องตั้งใจทำงาน มีความรักภักดีต่อเจ้าของและกิจการ

แต่ธุรกิจขนาดใหญ่ประสพความสำเร็จ เพราะมีระบบงานดี และทำงานตามระบบที่ออกแบบไว้

บางคนอาจจะคิดว่าธุรกิจขนาดใหญ่ ชนะธุรกิจขนาดเล็กเพราะ ทุน และขนาด ซึ่งไม่เป็นความจริง ธุรกิจขนาดเล็กหลายแห่งมีทุนสำรองของตัวเอง ขณะที่ธุรกิจขนาดใหญ่ส่วนมากทำงานด้วยเงินกู้  และด้วยขนาดที่ใหญ่ทำให้ขาดความคล่องตัว และมีต้นทุนในการบริหารและจัดการมากกว่าธุรกิจขนาดเล็ก  ธุรกิจขนาดใหญ่จะทำอะไร ก็ต้องทำ EIA หรือต้องมีใบอนุญาติต่าง ๆ มากมาย ภาษีสังคมก็มากกว่า

แต่ธุรกิจขนาดใหญ่ก็มีประสิทธิภาพโดยรวมสูงกว่า เจ้าของสบายกว่า ไม่ใช่เพราะขนาด แต่เป็นเพราะระบบ ธุรกิจขนาดเล็กก็สามารถทำงานอย่างมีระบบได้ และทำให้ขยายสาขาได้ เติบโตได้ ไม่มีข้อจำกัดในการใช้ระบบสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก หากเจ้าของธุรกิจเข้าใจและตั้งใจในการใช้ระบบอย่างจริงจัง จะทำให้กิจการของท่านมีระบบได้อย่างไร ปรึกษาผมได้ฟรีที่ Jeeradate@gmail.com

ระบบงานสำคัญอย่างไร

  • ทำให้ไม่ต้องอาศัยคนเก่งหรือคนเก่า พนักงานที่เพิ่งเข้าทำงานใหม่ ๆ หากเรียนรู้ระบบงานก็ สามารถมีข้อมูลในการทำงาน และวิธีการทำงาน เท่าพนักงานเก่า ทำผลงานได้ใกล้เคียงกัน
  • พนักงานในบริษัทที่มีระบบ จะไม่ต้องมีความสามารถรอบตัว ไม่ต้องการคนเก่งมาก หรือรอบรู้เท่าพนักงานในธุรกิจขนาดเล็ก เพราะมีการแบ่งงานและความรับผิดชอบอย่างชัดเจน ทำให้ไม่ต้องทำงานหลากหลาย แต่กลับมีเวลาเรียนรู้งานของตัวเองในแนวลึกมากกว่า จนเป็นมืออาชีพหรือผู้เชี่ยวชาญได้
  • การทำงานตามระบบป้องกันการทำงานผิดพลาด เพราะมีข้อมูลในการทำงานครบถ้วน และรู้ว่าใครต้องรับผิดชอบอะไร
  • ลดความล้าช้า หรือตกหล่น เพราะมีระบบ Work flow ช่วยให้ผู้รับผิดชอบรู้ว่าต้องทำอะไร เวลาไหน อีกทั้งยังติดตามงานทุกชิ้นในเป็นไปตามเวลาที่เหมาะสม และมีการปิดงานทุกงานที่เข้ามาในระบบ ไม่ให้ตกหล่น หรือละเลยการปฏิบัติงาน
  • การออกแบบระบบงานที่ดี ช่วยป้องกันการทุจริต ทำให้พนักงานทำแต่งานไม่ต้องพะวงเรื่องความบริสุทธิ์ ของตัวเอง หรือคอยแต่มองหาช่องทางคดโกง
  • ระบบที่ดียังช่วยวัดและประเมินผลงานของพนักงาน เป็นวิทยาศาสตร์มากขึ้น ลดการใช้ความรู้สึก ทำให้ระบบพักพวกและการประจบเอาใจน้อยลง พนักงานที่ดีจะมีกำลังใจในการทำงานมากขึ้น
  • ระบบออกแบบมาดีสามารถทำให้เกิดการทำงานที่ปลอดภัย และลดอุบัติเหตุได้อีกด้วย
  • ลูกค้าจะรู้สึกสบายใจที่จะใช้บริการบริษัทที่มีระบบมากกว่า เพราะจะได้รับบริการ และผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพบริการคงเส้นคงวา ยุติธรรม มีกฎเกณฑ์ ไม่เลือกปฏิบัติ

ประโยชน์ของการทำงานเป็นระบบยังมีอีกมาก บางคนคิดว่าการงานเป็นระบบยาก และสร้างความวุ่นวาย แต่ผมว่าไม่มีระบบยากกว่า และวุ่นวายมากกว่า บางคนบอกว่ามีค่าใช้จ่ายมากขึ้น ต้องมีคอมพิวเตอร์ ฯลฯ สมัยนี้การสร้างระบบงาน และการควบคุมงานให้เป็นไปตามระบบ ทำได้ง่ายขึ้นเพราะมีโปรแกรมสำเร็จรูปดี ๆ ที่ออกแบบระบบมาดี ซึ่งสามารถดัดแปลงระบบที่โปรแกรมให้มาและสร้างระบบใหม่ ๆ  ให้เข้ากับลักษณะเฉพาะของกิจการได้ นอกจากนั้นยังมีให้ใช้ฟรีหรือในราคาเช่าใช้ในราคาถูก อีกทั้งต้นทุนในการใช้ระบบคอมพิวเตอร์ถูกลงมากเพราะระบบ Cloud ทำให้ธุรกิจไม่ต้องมีคอมพิวเตอร์ที่ทำหน้าที่เป็น Server หรือแผนกคอมพิวเตอร์ หรือผู้เชี่ยวชาญคอมพิวเตอร์ในองค์กร เพื่อดูแลการใช้งาน และไม่ต้องมีคอมพิวเตอร์จำนวนมาก เพราะงานส่วนมากสามารถทำผ่านมือถือที่พนักงานมีอยู่แล้ว และทำงานได้จากทุกที่ในโลก ไม่จำกัดเวลางานทำเมื่อไหร่ก็ได้ ถึง แม้จะเป็นวันหยุด หรือที่ทำงานจะปิดอยู่ งานก็ไม่หยุด

Advertisements

Why Business Process Automation

หน้าที่หลักของทุกกิจการคือการทำงาน  เพื่อสร้างผลิตผลผลิต หรือให้บริการแก่ลูกค้า เพื่อผลตอบแทนคือกำไร หรือเป้าหมายอื่นๆของกิจการ

โดยที่จะต้องทำงานเพื่อสร้างผลผลิตที่ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ตรงเป้า มีคุณภาพสม่ำเสมอ ในเวลาอันรวดเร็ว ใช้ทรัพยากรน้อย และมีความผิดพลาดน้อยที่สุด

บทความนี้จะนำเสนอเทคโนโลยีและเครื่องมือที่ถือว่าเป็นอาวุธลับที่จะทำให้ทุกกิจการ มีประสิทธิภาพดี ดำเนินการต่างๆได้อย่างรวดเร็ว และมีความผิดพลาดน้อยลง Continue reading “Why Business Process Automation”

Business Process Management

“Brilliant process management is our strategy.

We get brilliant results from average people managing brilliant processes.

We observe that our competitors often get average (or worse) results from brilliant people managing broken processes.”

Source: a senior Toyota executive

กระบวนการทำงานที่เป็นเลิศคือกลยุทธ์ของเรา

เราได้ผลการปฏิบัตงานที่เป็นเลิศ จากพนักงานธรรมดาที่ใช้กระบวนการทำงานที่เป็นเลิศ

เราพบว่าคู่แข่งของเราได้ผลงานระดับปานกลางหรือแย่ ทั้งที่ใช้บุคลากรชั้นดี แต่ใช้กระบวนการที่ไม่ดี

ผู้บริหารขั้นสูงของ Toyota

Continue reading “Business Process Management”

SharePoint and BPM

ธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการผลิตหรือการบริการ จะแบ่งงานออกเป็น ส่วนๆ หรือเรียกว่า ขั้นตอน  หรือ Operation เช่น ชั้นตอนการออก PR, ขั้นตอนการชำระเงิน, ขั้นตอนการรับของ ฯลฯ  ซึ่งแต่ละขั้นตอน มักจะดำเนินการโดย พนักงานชำนานการในแต่ละแผนก ที่เกี่ยวข้องกับงานในขั้นตอนนั้นๆ Continue reading “SharePoint and BPM”