Business Process Management

ธุรกิจขนาดเล็กประสพความสำเร็จเพราะ เก่ง กับ ตั้งใจ ที่ว่าเก่งคือ ต้องเก่งทั้งเจ้าของ และพนักงาน และที่ว่าตั้งใจ หมายถึงเจ้าของก็ต้องสอดส่อง ใส่ใจและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง พนักงานก็ต้องตั้งใจทำงาน มีความรักภักดีต่อเจ้าของและกิจการ

แต่ธุรกิจขนาดใหญ่ประสพความสำเร็จ เพราะมีระบบงานดี และทำงานตามระบบที่ออกแบบไว้

บางคนอาจจะคิดว่าธุรกิจขนาดใหญ่ ชนะธุรกิจขนาดเล็กเพราะ ทุน และขนาด ซึ่งไม่เป็นความจริง ธุรกิจขนาดเล็กหลายแห่งมีทุนสำรองของตัวเอง ขณะที่ธุรกิจขนาดใหญ่ส่วนมากทำงานด้วยเงินกู้  และด้วยขนาดที่ใหญ่ทำให้ขาดความคล่องตัว และมีต้นทุนในการบริหารและจัดการมากกว่าธุรกิจขนาดเล็ก  ธุรกิจขนาดใหญ่จะทำอะไร ก็ต้องทำ EIA หรือต้องมีใบอนุญาติต่าง ๆ มากมาย ภาษีสังคมก็มากกว่า

แต่ธุรกิจขนาดใหญ่ก็มีประสิทธิภาพโดยรวมสูงกว่า เจ้าของสบายกว่า ไม่ใช่เพราะขนาด แต่เป็นเพราะระบบ ธุรกิจขนาดเล็กก็สามารถทำงานอย่างมีระบบได้ และทำให้ขยายสาขาได้ เติบโตได้ ไม่มีข้อจำกัดในการใช้ระบบสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก หากเจ้าของธุรกิจเข้าใจและตั้งใจในการใช้ระบบอย่างจริงจัง จะทำให้กิจการของท่านมีระบบได้อย่างไร ปรึกษาผมได้ฟรีที่ Jeeradate@gmail.com

ระบบงานสำคัญอย่างไร

  • ทำให้ไม่ต้องอาศัยคนเก่งหรือคนเก่า พนักงานที่เพิ่งเข้าทำงานใหม่ ๆ หากเรียนรู้ระบบงานก็ สามารถมีข้อมูลในการทำงาน และวิธีการทำงาน เท่าพนักงานเก่า ทำผลงานได้ใกล้เคียงกัน
  • พนักงานในบริษัทที่มีระบบ จะไม่ต้องมีความสามารถรอบตัว ไม่ต้องการคนเก่งมาก หรือรอบรู้เท่าพนักงานในธุรกิจขนาดเล็ก เพราะมีการแบ่งงานและความรับผิดชอบอย่างชัดเจน ทำให้ไม่ต้องทำงานหลากหลาย แต่กลับมีเวลาเรียนรู้งานของตัวเองในแนวลึกมากกว่า จนเป็นมืออาชีพหรือผู้เชี่ยวชาญได้
  • การทำงานตามระบบป้องกันการทำงานผิดพลาด เพราะมีข้อมูลในการทำงานครบถ้วน และรู้ว่าใครต้องรับผิดชอบอะไร
  • ลดความล้าช้า หรือตกหล่น เพราะมีระบบ Work flow ช่วยให้ผู้รับผิดชอบรู้ว่าต้องทำอะไร เวลาไหน อีกทั้งยังติดตามงานทุกชิ้นในเป็นไปตามเวลาที่เหมาะสม และมีการปิดงานทุกงานที่เข้ามาในระบบ ไม่ให้ตกหล่น หรือละเลยการปฏิบัติงาน
  • การออกแบบระบบงานที่ดี ช่วยป้องกันการทุจริต ทำให้พนักงานทำแต่งานไม่ต้องพะวงเรื่องความบริสุทธิ์ ของตัวเอง หรือคอยแต่มองหาช่องทางคดโกง
  • ระบบที่ดียังช่วยวัดและประเมินผลงานของพนักงาน เป็นวิทยาศาสตร์มากขึ้น ลดการใช้ความรู้สึก ทำให้ระบบพักพวกและการประจบเอาใจน้อยลง พนักงานที่ดีจะมีกำลังใจในการทำงานมากขึ้น
  • ระบบออกแบบมาดีสามารถทำให้เกิดการทำงานที่ปลอดภัย และลดอุบัติเหตุได้อีกด้วย
  • ลูกค้าจะรู้สึกสบายใจที่จะใช้บริการบริษัทที่มีระบบมากกว่า เพราะจะได้รับบริการ และผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพบริการคงเส้นคงวา ยุติธรรม มีกฎเกณฑ์ ไม่เลือกปฏิบัติ

ประโยชน์ของการทำงานเป็นระบบยังมีอีกมาก บางคนคิดว่าการงานเป็นระบบยาก และสร้างความวุ่นวาย แต่ผมว่าไม่มีระบบยากกว่า และวุ่นวายมากกว่า บางคนบอกว่ามีค่าใช้จ่ายมากขึ้น ต้องมีคอมพิวเตอร์ ฯลฯ สมัยนี้การสร้างระบบงาน และการควบคุมงานให้เป็นไปตามระบบ ทำได้ง่ายขึ้นเพราะมีโปรแกรมสำเร็จรูปดี ๆ ที่ออกแบบระบบมาดี ซึ่งสามารถดัดแปลงระบบที่โปรแกรมให้มาและสร้างระบบใหม่ ๆ  ให้เข้ากับลักษณะเฉพาะของกิจการได้ นอกจากนั้นยังมีให้ใช้ฟรีหรือในราคาเช่าใช้ในราคาถูก อีกทั้งต้นทุนในการใช้ระบบคอมพิวเตอร์ถูกลงมากเพราะระบบ Cloud ทำให้ธุรกิจไม่ต้องมีคอมพิวเตอร์ที่ทำหน้าที่เป็น Server หรือแผนกคอมพิวเตอร์ หรือผู้เชี่ยวชาญคอมพิวเตอร์ในองค์กร เพื่อดูแลการใช้งาน และไม่ต้องมีคอมพิวเตอร์จำนวนมาก เพราะงานส่วนมากสามารถทำผ่านมือถือที่พนักงานมีอยู่แล้ว และทำงานได้จากทุกที่ในโลก ไม่จำกัดเวลางานทำเมื่อไหร่ก็ได้ ถึง แม้จะเป็นวันหยุด หรือที่ทำงานจะปิดอยู่ งานก็ไม่หยุด

Advertisements

BPMS VS ERP

BPMS คือ Business Process Management System หรือโปรแกรมให้เราออกแบบระบบอำนวยความสะดวกในการทำงานและควบคุมงาน (Business Solution)

ERP คือ Enterprise Resource Planning หรือโปรแกรมที่อำนวยความสะดวกและควบคุมการทำงานที่ครอบคลุมแทบทุกระบบการทำงานตั้งแต่ งานผลิต งานขาย งานบัญชี งานบุคคลฯลฯ

ERP ถูกออกแบบโดยอาศัยศาสตร์ของการบริหาร ที่เป็นระเบียบและเป็นระบบ ช่วยให้ใช้ข้อมูลเดียวกันทั้งระบบ

BPMS ช่วยให้เราทำงานตามที่เราทำอยู่แล้วให้เป็นอัตโนมัติ และติดตามการทำงานให้เป็นระบบมากขึ้น

มีหลายคนสงสัยว่า BPMS ทำงานได้เหมือน ERP และยังอ่อนตัวต่อการเปลี่ยนแปลง และใช้งานง่ายกว่า สร้างระบบเองก็ได้ ทำไมยังต้องใช้ ERP อีก

การนำ BPMS มาพัฒนาระบบการทำงานทั้งบริษัทเป็นเรื่องที่ยุ่งยากเกินไป และบริษัททั่วไปก็มีองค์ความรู้เรื่องการจัดการและการประสานงานของแต่ละแผนกน้อยเกินไป กว่าระบบจะสมบูรณ์เท่า ERP ก็จะเสียเวลามากจนไม่ได้ทำธุรกิจ

แต่ ERP ก็ไม่ยืดหยุ่น และยุ่งยากในการใช้งาน ไม่คลอบคลุมการทำงานปลีกย่อย

หลายๆบริษัทจึงใช้ทั้งสองระบบ คือ ERP และ BPMS โดยใช้ BPMS ในการอำนวยการทำงาน และ ERP เป็นฐานข้อมูลให้ BPMS ทำให้ได้ทั้งความคลองตัวของ BPMS และฐานข้อมูลเดียวของ ERP และไม่ต้องเสียเวลาพัฒนาระบบขนาดใหญ่ แต่พัฒนาเพียงระบบงานที่ ERP ไม่คลอบคลุมเท่านั้น

BPMS at its core, focuses on optimizing the efficiency of existing business processes; monitoring process effectiveness, process modelling and simulations. It can thus, be described as a process-intelligent layer that may or may not be integrated with an organization’s ERP.

Most ERPs come with inbuilt process functionalities, which you may decide to adopt, customize or configure to suit your operations.

The goal of implementing business process management or enterprise resource planning into your business is to enhance productivity and increase profits. It is vital that you choose the right path and software for your business, depending on your specific business goals and functional needs. If you do not choose correctly, you could end up wasting time and money. The integration of these softwares can be complex and time-consuming, however, done correctly will have many positive benefits.

 

 

 

 

Assembly Line for Office

ลองดูพนักงานในสายการผลิด ที่มีชิ้นงานวิ่งมาตามสายพาน แล้วพนักงานในสายการผลิตต้องทำงานกับชิ้นงาน ก่อนที่มันจะวิ่งเลยไป พนักงานมีแรงจูงใจในการทำงาน ให้ได้เร็วพอๆกับความเร็วของสายพาน เพื่อไม่ให้งานมีปัญหา พนักงานจะทำงานด้วยอัตราความเร็วคงที่ ไม่ต้องอาศัยระบบควบคุมและติดตาม เพราะปัญหาแสดงตัวได้เด่นชัด และไม่มีใครอยากมีปัญหา

หากเราเอาสายพานออกไป แล้วนำชิ้นงานมาใส่ในลังให้พนักงาน พนักงานจะไม่ต้องเร่งงานตามความเร็วสายพาน จำนวนชิ้นงานจะได้มากกว่าหรือน้อยกว่าระบบสายพาน ขึ้นกับพอใจในการทำงานของพนักงาน จึงต้องอาศัยระบบควบคุม เช็คชีส มีการนับยอดการทำงาน หรือแม้แต่อาจจะต้องให้แรงจูงใจตามชิ้นงาน

การทำงานของพนักงานในสำนักงาน  ก็เหมือนกับการเอาสายพานการผลิตออกไป ปัญหาที่เกิดขึ้นจากความล้าช้าไม่ชัดเจน งานอาจจะกองสะสมกัน ไม่มีใครทำ งานบางงานอาจจะถูกละเลย และไม่มีใครสังเกต ได้ชัดเท่าสายพานการผลิต

Workflow และฺ Business Process Management ก็เหมือนกับการนำสายพานการผลิตเข้ามาใช้กับพนักงาน Office ทำให้งานทุกอย่างถูกกระตุ้นด้วย Workflow มีการบันทึกเวลาทำงาน ทำให้พนักงานต้องการให้งานที่มาถึงเสร็จและออกไปโดยเร็ว

Business Process Management จึงทำให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

Why Business Process Automation

หน้าที่หลักของทุกกิจการคือการทำงาน  เพื่อสร้างผลิตผลผลิต หรือให้บริการแก่ลูกค้า เพื่อผลตอบแทนคือกำไร หรือเป้าหมายอื่นๆของกิจการ

โดยที่จะต้องทำงานเพื่อสร้างผลผลิตที่ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ตรงเป้า มีคุณภาพสม่ำเสมอ ในเวลาอันรวดเร็ว ใช้ทรัพยากรน้อย และมีความผิดพลาดน้อยที่สุด

บทความนี้จะนำเสนอเทคโนโลยีและเครื่องมือที่ถือว่าเป็นอาวุธลับที่จะทำให้ทุกกิจการ มีประสิทธิภาพดี ดำเนินการต่างๆได้อย่างรวดเร็ว และมีความผิดพลาดน้อยลง Continue reading “Why Business Process Automation”

Business Process Management

“Brilliant process management is our strategy.

We get brilliant results from average people managing brilliant processes.

We observe that our competitors often get average (or worse) results from brilliant people managing broken processes.”

Source: a senior Toyota executive

กระบวนการทำงานที่เป็นเลิศคือกลยุทธ์ของเรา

เราได้ผลการปฏิบัตงานที่เป็นเลิศ จากพนักงานธรรมดาที่ใช้กระบวนการทำงานที่เป็นเลิศ

เราพบว่าคู่แข่งของเราได้ผลงานระดับปานกลางหรือแย่ ทั้งที่ใช้บุคลากรชั้นดี แต่ใช้กระบวนการที่ไม่ดี

ผู้บริหารขั้นสูงของ Toyota

Continue reading “Business Process Management”