Business Process Management

ธุรกิจขนาดเล็กประสพความสำเร็จเพราะ เก่ง กับ ตั้งใจ ที่ว่าเก่งคือ ต้องเก่งทั้งเจ้าของ และพนักงาน และที่ว่าตั้งใจ หมายถึงเจ้าของก็ต้องสอดส่อง ใส่ใจและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง พนักงานก็ต้องตั้งใจทำงาน มีความรักภักดีต่อเจ้าของและกิจการ

แต่ธุรกิจขนาดใหญ่ประสพความสำเร็จ เพราะมีระบบงานดี และทำงานตามระบบที่ออกแบบไว้

บางคนอาจจะคิดว่าธุรกิจขนาดใหญ่ ชนะธุรกิจขนาดเล็กเพราะ ทุน และขนาด ซึ่งไม่เป็นความจริง ธุรกิจขนาดเล็กหลายแห่งมีทุนสำรองของตัวเอง ขณะที่ธุรกิจขนาดใหญ่ส่วนมากทำงานด้วยเงินกู้  และด้วยขนาดที่ใหญ่ทำให้ขาดความคล่องตัว และมีต้นทุนในการบริหารและจัดการมากกว่าธุรกิจขนาดเล็ก  ธุรกิจขนาดใหญ่จะทำอะไร ก็ต้องทำ EIA หรือต้องมีใบอนุญาติต่าง ๆ มากมาย ภาษีสังคมก็มากกว่า

แต่ธุรกิจขนาดใหญ่ก็มีประสิทธิภาพโดยรวมสูงกว่า เจ้าของสบายกว่า ไม่ใช่เพราะขนาด แต่เป็นเพราะระบบ ธุรกิจขนาดเล็กก็สามารถทำงานอย่างมีระบบได้ และทำให้ขยายสาขาได้ เติบโตได้ ไม่มีข้อจำกัดในการใช้ระบบสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก หากเจ้าของธุรกิจเข้าใจและตั้งใจในการใช้ระบบอย่างจริงจัง จะทำให้กิจการของท่านมีระบบได้อย่างไร ปรึกษาผมได้ฟรีที่ Jeeradate@gmail.com

ระบบงานสำคัญอย่างไร

• ทำให้ไม่ต้องอาศัยคนเก่งหรือคนเก่า พนักงานที่เพิ่งเข้าทำงานใหม่ ๆ หากเรียนรู้ระบบงานก็ สามารถมีข้อมูลในการทำงาน และวิธีการทำงาน เท่าพนักงานเก่า ทำผลงานได้ใกล้เคียงกัน
• พนักงานในบริษัทที่มีระบบ จะไม่ต้องมีความสามารถรอบตัว ไม่ต้องการคนเก่งมาก หรือรอบรู้เท่าพนักงานในธุรกิจขนาดเล็ก เพราะมีการแบ่งงานและความรับผิดชอบอย่างชัดเจน ทำให้ไม่ต้องทำงานหลากหลาย แต่กลับมีเวลาเรียนรู้งานของตัวเองในแนวลึกมากกว่า จนเป็นมืออาชีพหรือผู้เชี่ยวชาญได้
• การทำงานตามระบบป้องกันการทำงานผิดพลาด เพราะมีข้อมูลในการทำงานครบถ้วน และรู้ว่าใครต้องรับผิดชอบอะไร
• ลดความล้าช้า หรือตกหล่น เพราะมีระบบ Work flow ช่วยให้ผู้รับผิดชอบรู้ว่าต้องทำอะไร เวลาไหน อีกทั้งยังติดตามงานทุกชิ้นในเป็นไปตามเวลาที่เหมาะสม และมีการปิดงานทุกงานที่เข้ามาในระบบ ไม่ให้ตกหล่น หรือละเลยการปฏิบัติงาน
• การออกแบบระบบงานที่ดี ช่วยป้องกันการทุจริต ทำให้พนักงานทำแต่งานไม่ต้องพะวงเรื่องความบริสุทธิ์ ของตัวเอง หรือคอยแต่มองหาช่องทางคดโกง
• ระบบที่ดียังช่วยวัดและประเมินผลงานของพนักงาน เป็นวิทยาศาสตร์มากขึ้น ลดการใช้ความรู้สึก ทำให้ระบบพักพวกและการประจบเอาใจน้อยลง พนักงานที่ดีจะมีกำลังใจในการทำงานมากขึ้น
• ระบบออกแบบมาดีสามารถทำให้เกิดการทำงานที่ปลอดภัย และลดอุบัติเหตุได้อีกด้วย
• ลูกค้าจะรู้สึกสบายใจที่จะใช้บริการบริษัทที่มีระบบมากกว่า เพราะจะได้รับบริการ และผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพบริการคงเส้นคงวา ยุติธรรม มีกฎเกณฑ์ ไม่เลือกปฏิบัติ

ประโยชน์ของการทำงานเป็นระบบยังมีอีกมาก บางคนคิดว่าการงานเป็นระบบยาก และสร้างความวุ่นวาย แต่ผมว่าไม่มีระบบยากกว่า และวุ่นวายมากกว่า บางคนบอกว่ามีค่าใช้จ่ายมากขึ้น ต้องมีคอมพิวเตอร์ ฯลฯ สมัยนี้การสร้างระบบงาน และการควบคุมงานให้เป็นไปตามระบบ ทำได้ง่ายขึ้นเพราะมีโปรแกรมสำเร็จรูปดี ๆ ที่ออกแบบระบบมาดี ซึ่งสามารถดัดแปลงระบบที่โปรแกรมให้มาและสร้างระบบใหม่ ๆ  ให้เข้ากับลักษณะเฉพาะของกิจการได้ นอกจากนั้นยังมีให้ใช้ฟรีหรือในราคาเช่าใช้ในราคาถูก อีกทั้งต้นทุนในการใช้ระบบคอมพิวเตอร์ถูกลงมากเพราะระบบ Cloud ทำให้ธุรกิจไม่ต้องมีคอมพิวเตอร์ที่ทำหน้าที่เป็น Server หรือแผนกคอมพิวเตอร์ หรือผู้เชี่ยวชาญคอมพิวเตอร์ในองค์กร เพื่อดูแลการใช้งาน และไม่ต้องมีคอมพิวเตอร์จำนวนมาก เพราะงานส่วนมากสามารถทำผ่านมือถือที่พนักงานมีอยู่แล้ว และทำงานได้จากทุกที่ในโลก ไม่จำกัดเวลางานทำเมื่อไหร่ก็ได้ ถึง แม้จะเป็นวันหยุด หรือที่ทำงานจะปิดอยู่ งานก็ไม่หยุด