Why Business Process Automation

หน้าที่หลักของทุกกิจการคือการทำงาน  เพื่อสร้างผลิตผลผลิต หรือให้บริการแก่ลูกค้า เพื่อผลตอบแทนคือกำไร หรือเป้าหมายอื่นๆของกิจการ

โดยที่จะต้องทำงานเพื่อสร้างผลผลิตที่ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ตรงเป้า มีคุณภาพสม่ำเสมอ ในเวลาอันรวดเร็ว ใช้ทรัพยากรน้อย และมีความผิดพลาดน้อยที่สุด

บทความนี้จะนำเสนอเทคโนโลยีและเครื่องมือที่ถือว่าเป็นอาวุธลับที่จะทำให้ทุกกิจการ มีประสิทธิภาพดี ดำเนินการต่างๆได้อย่างรวดเร็ว และมีความผิดพลาดน้อยลง

งานที่ต้องทำในกิจการแบ่งออกเป็นสามประเภทคือ

  1. งานประจำ Business Operation หรือ Routine work
  2. งานโครงการ Project Work
  3. งานจิปาถะ Miscellaneous Work

โดยมี Business Model เป็นตัวกำหนดว่า กิจการจะให้ความสำคัญกับงานประจำ หรือ Business Operation เป็นงานหลัก เช่น การผลิต หรือให้ความสำคัญกับงานโครงการ หรือ Project Work เป็นหลัก เช่น งานก่อสร้าง แต่ทุกกิจการก็ต้องประกอบด้วยงานทั้งสามที่กล่าวมาแล้ว

กิจการขนาดใหญ่มีต้นทุนในการดำเนินงานสูง จ้างบุคคลกรที่มีเงินเดือนแพง แต่ทำงานน้อยกว่ากิจการขนาดเล็ก แต่การทำงานมีประสิทธิภาพกว่า เพราะระบบการทำงานที่ดีกว่า มีการใช้เทคโนโลยี และเครื่องมือเครื่องจักรที่ทันสมัยกว่า

และหนึ่งในเทคโนโลยีที่ทำให้กิจการขนาดใหญ่ได้เปรียบกิจการขนาดเล็กคือ การนำคอมพิวเตอร์มากำกับการทำงานให้เป็นระบบ เช่น การใช้ ERP, Business Process Management และ Business Process Automation.

การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์มาอำนวยความสะดวก และควบคุมการทำงาน ทั้งสามแบบที่กล่าวมาแล้วข้างต้น หรือ Business Process Automation ดีอย่างไร

  • ช่วยให้การสื่อสารในการทำงานดีขึ้น ทุกแผนกสามารถรู้การดำเนินการของแผนกอื่นๆ หัวหน้างานสามารถรู้สถานะของการทำงานในแผนก ว่างานใดช้าหรือมีปัญหา โดยดูได้ในหน้าเดียวบน Dashboard ทำให้มีการประสานงานดี และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้ทันท่วงที
  • มีระบบวัดและประเมินการทำงานแต่ละขั้นตอน ทำให้สามารถประเมินการทำงานของแต่ละหน่วยงาน ทำให้แต่ละหน่วยงานมีความรับผิดชอบสูงขึ้น
  • ลดความผิดพลาดในการทำงานด้วยข้อมูลที่ส่งต่อแบบครบถ้วย และไม่หลงลืมขั้นตอนการทำงาน เช่น ส่งสินค้าให้ลูกค้าแล้วลืมติดตามเก็บเงิน เป็นต้น
  • ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานด้วย Workflow ที่ช่วยลดเวลาในการอนุมัติและส่งต่องานระหว่างแผนกให้เร็วขึั้น ลดการรอคอย ทำให้ทำงานได้เร็วขึ้น
  • สามารถใช้ข้อมูลการดำเนินงานที่เก็บไว้ในระบบ เพื่อการวิเคราห์หาความผิดพลาดและปรับปรุงขั้นตอนการดำเนินงาน จึงทำให้มีการปรุงการทำงานอย่างต่อเนื่อง โดยอาศัยข้อมูลและข้อเท็จจริงมากกว่าความรู้สึก
  • มีระบบการตรวจสอบและอนุมัติที่เป็นระบบ ป้องกันการทุจริตและการรั่วไหลในองค์กร

แต่กิจการขนาดเล็กต่างๆ  หรือแม้แต่กิจการขนาดใหญ่บางแห่ง  ยังดำเนินการต่างๆ แบบ Manual  ไม่เป็นระบบ ไม่ประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ เพราะคิดว่าคอมพิวเตอร์แพง ไม่ว่าจะเป็น Hardware หรือ Software และทำให้ระบบงานไม่คล่องตัว เพราะการเปลียนแปลงระบบทำงานในคอมพิวเตอร์ทำได้ยาก

ซึ่งความเข้าใจดังกล่าวคือความจริงในยุคก่อน ที่คอมพิวเตอร์เหมาะกับองค์กรขนาดใหญ่เท่านั้น

  • เพราะต้องอาศัยบุคลากร ที่มีความรู้เรื่องคอมพิวเตอร์ ทั้งคนดูแลระบบ และโปรแกรมเมอร์
  • และมีค่าใช้จ่าย Hardware คือคอมพิวเตอร์จำนวนมาก และต้องมี Server เป็นของตัวเอง
  • อีกทั้งต้องซื้อ Software ราคาแพง มีการใช้งานที่ยุ่งยาก การปรับเปลี่ยนทำได้ยาก บางบริษัทจึงใช้ตามที่โปรแกรมออกแบบมา ทำให้ระบบงานไม่สามารถปรับตัวให้เหมาะสมกับสภาพการแข่งขันของธุรกิจ

การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีที่สำคัญได้เกิดขึัน สองอย่าง ที่ทำให้เกมส์เปลี่ยน ทำให้บริษัทขนาดเล็กสามารถเข้าถึงเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ทำให้ความได้เปรียบของบริษัทขนาดใหญ่ลดลง เทคโนโลยีทั้งสองคือ

  • Cloud Computing
  • DIY Software

Cloud Computing

ความเร็วของ Internet ที่เพิ่มขึ้นทำให้เกิดบริการคอมพิวเตอร์แบบ Cloud Computing โดยผู้ให้บริการ จะให้บริการระบบคอมพิวเตอร์แบบครบวงจร กิจการไม่จำเป็นต้องมี Server ของตัวเองเพื่อเก็บข้อมูล ไม่ต้องติดตั้งและดูแล หรือแม้แต่ซื้อ Software ที่ต้องใช้ในกิจการ ทำให้ค่าใช้จ่ายลดลงเป็นอย่างมาก

ผู้ใช้จ่ายเท่าที่ตัวเองใช้ ใช้มากจ่ายมาก ใช้น้อยจ่ายน้อย ทำให้กิจการขนาดเล็กไม่ต้องลงทุนในระบบคอมพิวเตอร์มากเกินไป แต่ใช้ไม่คุ้มค่า ไม่ต้องมีบุคคลากรทางด้านคอมพิวเตอร์ของตัวเอง

บริษัทขนาดใหญ่ไม่ได้เปรียบบริษัทขนาดเล็กใน Cloud Computing แต่ก็มีบริษัทใหญ่จำนวนมากหันมาใช้บริการ Cloud Computing มากขึ้นเพราะช่วยลดต้นทุนด้านระบบคอมพิวเตอร์ได้มาก และความน่าเชื่อถือของระบบสูงกว่าที่ต้องดูแลเอง เช่นความเสถียนของระบบ และประสิทธิภาพของระบบ

ผมทำงานในบริษัทขนาดใหญ่ เห็น Server Downtime เนื่องจากการซ่อมบำรุง หรือ ความผิดพลาดต่างๆบ่อยมาก และ Network ของบริษัทช้ามาก โดยเฉพาะช่วง Office hour หรือเมื่อใกล้สิ้นเดือน

ผิดกับ Cloud Computing ที่มี Service Agreement ของ System Availability มากกว่า 99 % ของเวลาทั้งหมด และ Response time สูงมากกว่า Network บริษัท และมีผลต่อ Workload น้อยกว่ามาก

DIY Software

โปรแกรมคอมพิวเตอร์สมัยก่อน หากต้องการเปลี่ยนแปลง อาจจะต้องเขียน Code เสริม หรือทำ Configuration ที่ยุ่งยาก และต้องทำโดยบุคคลากรที่มีความชำนาญ เงินเดือนแพง เช่น ระบบ SAP การเปลียนแปลงที่ทำไปอาจจะทำให้ยุ่งยากในการ Upgrade หลายๆบริษัทจึงต้องทนใช้แบบที่ระบบมีให้ โดยไม่มีการปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับธุรกิจของตัวเอง หรือ สภาพแวดล้อมทางธุรกิจ

สมัยก่อนผู้ใช้ที่รู้ระบบงานดี และรู้ความต้องการของตัวเองดี ต้องอธิบายให้โปรแกรมเมอร์หรือนักคอมพิวเตอร์ที่ไม่ค่อยรู้ภาษาคน เพื่อสร้างระบบงาน หรือทำ Configuration ให้เหมาะกับการทำงาน

ในยุคนี้โปรแกรมใหม่ๆ Business Application ต่างๆถูกทำให้ง่ายขึ้น การทำ Configuration สามารถทำได้โดยผู้ใช้ระบบเอง หรือแม้แต่สามารถออกแบบระบบการทำงานเอง โดยผู้ใช้เอง โดยไม่ต้องเขียนโปรแกรมแม้แต่บรรทัดเดียว ผมเรียกโปรแกรมพวกนี้ว่า DIY Software

ยกตัวอย่างเช่น  SharePoint ซึ่งเป็น Business Software ที่เป็น DIY ตัวหนึ่ง ซึ่งผู้ใช้ที่ได้รับการอบรมมาบ้าง สามารถสร้างระบบงาน ที่มี Workflow และ Database เพื่อกำกับการทำงานไม่ว่าจะเป็น ฺBusiness Operation, Project work หรือ งานจิปาถะ ได้โดยไม่ต้องเขียนโปรแกรมแม้แต่บรรทัดเดียว

การสร้างระบบงานโดยผู้ใช้เองเป็นหัวใจของความสำเร็จเพราะ ผุ้ใช้รู้ระบบงานและความจำเป็นดี และเมื่อสภาพแวดล้อมทางการทำงานเปลียนไป เช่น มีขั้นตอนการอนุมัติเพิ่มขึ้น หรือต้องการลดเวลาการทำงาน หรือเพิ่ม Function การคืนสินค้า ทำ Promotion ฯลฯ ผู้ใช้ก็ทำได้เอง ทำให้ระบบงานอ่อนตัว และแข่งขันได้

สรุปแล้วการเปลียนแปลงทางเทคโนโลยีนี้จะทำให้ธุรกิจขนาดเล็ก มีประสิทธิภาพมากขึ้นและได้รับความไว้วางใจจากลูกค้ามากขึ้น โดยสามารถประยุกต์คอมพิวเตอร์ในการควบคุมการทำงาน (Business Process Management) เพราะ

  • ค่าใช้จ่ายด้าน Hardware ลดลง พนักงานบางส่วนสามารถใช้ Tablet หรือมือถือได้ ไม่ต้องมี Server เป็นของตัวเอง
  • ไม่ต้องจ้างบุคคลากรด้านคอมพิวเตอร์มาดูแลระบบ เพราะระบบอยู่บน Cloud ที่มีมืออาชีพดูแลให้
  • โปรแกรมก็ไม่ต้องซื้อ เพราะอยู่บน Cloud เพียงเสียค่าใช้จ่ายรายเดือนตามจำนวนที่ใช้จริง
  • ไม่ต้องจ้างโปรแกรมเมอร์ เพราะโปรแกรมสมัยนี้เป็นพวก DIY คือสามารถสร้างระบบงานได้โดยไม่ต้องเขียนโปรแกรม แต่ต้องมีพนักงานกลุ่มหนึ่งที่ยังต้องมีความรู้ภาษาอังกฤษ และสามารถใช้คอมพิวเตอร์ได้ดี

 

 

 

 

 

 

Advertisements

Author: jeeradate

eLearning, SharePoint, Excel, StoryLine, Camtasia, Audacity

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s